Brukerne er nøkkelen til kunnskap

Brukermedvirkningen er organisert med hver avdeling definert som en brukergruppe og avdelingslederne som brukergruppeledere. Linjelederne har ansvar for å støtte og tilrettelegge for brukergruppelederne, og sikre at arbeidet blir gjennomført i tråd med mandatet. Ved å fordele oppgaver gjennom prosjekt, avdelingsledere og linjeledere, blir alle ansatte involvert og alle ledere får tydeliggjort ansvar.

Brukermedvirkning er grunnleggende for at prosjektgruppen får innsikt i viktige forhold som påvirker de ansattes arbeid, og verdifull informasjon om hvordan hverdagen i teaterhuset fungerer. Gjennom brukergruppene har alle teaterets ansatte fått en kanal der de kan melde inn ønsker og gi innspill til prosjektet.

Reell medvirkning
– Dette er dyktige fagfolk med lang erfaring og mye kunnskap, og de kjenner huset godt. Det er avgjørende å involvere alle som jobber på huset for å ivareta teaterets identitet. Til syvende og sist er det våre egne fagfolk som sørger for at sceneteppet går opp. Derfor er det veldig viktig at alle kommer til orde og blir hørt, sier Jørn Eirik.

Brukergruppearbeidet begynner med et oppstartsmøte, der alle blir gjort kjent med strukturene de skal jobbe etter for å sikre reell medvirkning. Egne ansvarsmatriser hvor temaer blir påført og ansvar fordelt, er viktige i denne sammenhengen og en sentral del i det videre arbeidet. Forslag til løsninger skal tas opp til vurdering før beslutningene tas.

Bedre samhandling
Byggherreombud Henning Seyffarth har også roller som brukergruppeansvarlig og prosjektkoordinator i brukergruppearbeidet. Han følger opp brukergruppene underveis og kan hjelpe til hvis prosesser stopper, eller kommunikasjonen ikke fungerer som den skal. Henning er også koblingspunkt mellom fagrådgiverne og brukergruppene, og tilrettelegger for god brukergruppeinvolvering gjennom regelmessige møter. Han har også ansvar for å følge opp det viktige arbeidet med sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i prosjekteringsfasen og utførelsesfasen, når den tid kommer.

– Vi bruker mye tid på organisasjonsarbeidet inn mot brukergruppene, og vi utfordrer dem til å flytte søkelyset fra arealbehov til hvilke funksjoner de skal tilfredsstille. Når vi har forsikret oss om hva som er viktig for hver enkelt avdeling å få løst, skaper vi bedre samhandling. Da kan vi også lettere se den store sammenhengen og danne oss et bilde av hva som er nødvendig for at de kan utføre arbeidet sitt på en best mulig måte, sier Henning.

Krav på respons
At medvirkning ikke automatisk er bestemmelsesrett, kan være en utfordring. Alle kommer ikke til å få det som de vil, men alle skal ha anledning til å fremme ideer og tanker.

– Alt skal på bordet og alle innspill skal tas på alvor. Ingenting blir sensurert, og alle har krav på respons selv om svaret er nei. Dette er kreative prosesser, og tanker som ikke er fullkomne kan også inspirere til andre ideer. Det er det viktig å huske, sier Henning.

Gjensidig respekt
Å finne en god metode som skaper gode fremtidige løsninger både for både Engen og Simonsviken er én av utfordringene.

– Vi må ha gjensidig respekt for hverandre og for at de andre brukergruppene også har komplekse problemstillinger. Det er en viktig del av brukergruppearbeidet, sier Henning.